Eine zentrale Rolle in einem wirksamen Beratungsteam

Viel Gestaltungsspielraum für bessere Prozesse, Tools und Ablagen

Modernes, weitgehend digitales Office mit CRM, Buchhaltungssoftware
und MS 365 sowie KINutzung

Sorgfältige Übergabe, enger Austausch mit Partner:innen und Team

Kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation und persönliches Miteinander

Perspektive, Ausbildung, Onboarding,Mitgestaltung interner Standards

Verantwortung für Office, Termine, Reisen, Workshoplogistik und Dienstleister

Buchhaltung, Belege, Rechnungen, Verträge und Controlling

Pflege von CRM, Vorlagen, Ablagestrukturen und internen Wissenssystemen

Organisation von Recruiting, Onboarding, ggf. Ausbildungsbetreuung

Einführung einfacher KI- und Automatisierungslösungen für Routineaufgaben

Qualitätssicherung bei Angeboten, Präsentationen und Kundendokumenten

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Idealerweise Ausbilderschein (AEVO) oder Bereitschaft, diesen zu erwerben

Erfahrung in Office-Management, Assistenz, Verwaltung / Operations

Sehr gute Kenntnisse in MS Office, Teams, Outlook und digitaler Ablage

Interesse an KI-Tools, Automatisierung und schlanken Workflows

Struktur, Diskretion, Eigeninitiative und verbindliche Kommunikation

Freude daran, Menschen Orientierung zu geben, zu organisieren, strukturieren, mit Menschen in Kontakt sein und Dinge zu Ende zu bringen

Umfassende Einarbeitung

Vollzeit in Karlsruhe, hybride Elemente nach Absprache möglich

Start baldmöglichst oder nach Vereinbarung

Faire Vergütung nach Erfahrung und Verantwortung

Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive

Ein nettes Team

Abwechslungsreiche Aufgaben im Office Management

Klare, verlässliche Arbeitszeiten, z. B. an zwei festen Vormittagen

Helles Büro mit modernem Arbeitsplatz

Sorgfältige Einarbeitung durch unsere Office Managerin

Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation

Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, in dem Ideen willkommen sind

Kurze Entscheidungswege, sehr persönliches Miteinander

Vorbereitung von Belegen (z. B. Scannen, Zuordnung, Ablage)

Unterstützung beim Rechnungswesen

Strukturieren des Büros, z. B. Ablage und Ordnungssysteme

Unterstützung bei Terminabstimmungen des Office Managements

Weitere Office Tätigkeiten nach Absprache und je nach Interesse

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Teamfähigkeit und freundliches Auftreten

Kenntnisse in digitalen Tools (z. B. Teams, MS Office,
einfache Ablagestrukturen)

Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

Freude an der Einarbeitung in neue Themen und Tools

Spaß an Organisation und Struktur

Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Sorgfalt

Geringfügige Beschäftigung (Minijob)

16 EUR Stundenlohn

Acht Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf
zwei feste Vormittage

Einsatz vor Ort im Büro in Karlsruhe

Langfristige Zusammenarbeit erwünscht